Gracias a que ha permitido optimizar una enorme cantidad de funciones y actividades, la tecnología digital ha tenido un gran impacto en las empresas e instituciones.
Una de las tareas que se han agilizado es la gestión de documentos, dado que hoy en día existen mecanismos modernos y altamente eficientes para elaborar, editar, almacenar, proteger y compartir archivos.
Sin embargo, cuando se crean documentos digitales es fundamental garantizar su seguridad para evitar que sean falsificados o utilizados para fines ilícitos. Por esta razón, cada vez cobra más importancia la firma electrónica, ya que esta herramienta permite proporcionar una capa extra de seguridad al documento, además de garantizar su autenticidad y validez.
Por tal motivo, la reconocida empresa de soluciones de nube Klaudxys ha decidido mejorar su gestor documental avanzado DocuKlaud e incorporar la opción de firma electrónica con reconocimiento facial. Esta nueva posibilidad tiene la cualidad agregada de que es compatible en Latinoamérica.
El rol de la firma electrónica en el entorno digital
Actualmente, la firma electrónica se ha convertido en un elemento esencial para cualquier tipo de organizaciones, emprendimientos e incluso para profesionales autónomos.
Sin embargo, la importancia de esta herramienta es mucho mayor en sectores sensibles como la educación, la banca, la salud, las instituciones públicas, la seguridad y, en general, en todas aquellas entidades que de manera constante deben emitir documentos que contienen datos sobre la identidad, las finanzas o datos de las personas ajenas a la organización.
El contar con un gestor documental de firma electrónica con reconocimiento facial, como DocuKlaud, resulta vital para resguardar a la propia empresa y a sus miembros ante las suplantaciones de identidad o la exposición de informaciones confidenciales.
Agilizar las operaciones
Por otra parte, el recurso de la firma digital integrada al gestor documental ofrece múltiples ventajas vinculadas con la optimización de procesos. Esta clase de herramientas reducen la cantidad de pasos para concretar un trámite o actividad documental porque no es necesario imprimir los archivos para poder firmarlos o sellarlos. Esto ayuda también a mejorar los tiempos de respuesta, tanto en los procedimientos internos de la organización, como en la atención y la entrega de documentos a clientes o usuarios.
A su vez, cabe destacar que cuando se dispone de una solución para la gestión documental, la organización puede aumentar su alcance en aquellos destinos donde sería difícil entregar diplomas, certificados y actas en papel.
Otra ventaja de las soluciones como DocuKlaud es que al facilitar la posibilidad de firmar documentos de forma electrónica se reducen los costes operativos, dado que no se requiere contar con taquillas y agentes para entregar documentos.
En conclusión, con el anuncio de la integración de la firma electrónica en DocuKlaud, Klaudxys demuestra un sólido compromiso de ofrecer a sus clientes en Latinoamérica herramientas de gestión documental más eficientes, modernas y seguras para un desempeño hábil y efectivo en el entorno digital.
